Controle de contas a pagar e receber: como otimizar em uma startup?

 

O controle de contas a pagar e receber é uma realidade em sua startup, ou para você é suficiente saber de cabeça que compromissos devem ser honrados? Seja qual for a sua resposta, a verdade é que contar com mecanismos de controle financeiro implica agir continuamente. Em outras palavras, não basta apenas saber quanto e quando se paga.

 

O mais importante é estabelecer um regime coerente de lançamentos para que a empresa se mantenha saudável nas finanças. E, em startups, esse é um componente de gestão que deve ser tratado junto a aspectos como inovação, disrupção e outros típicos dessa modalidade de empresa. Pensando nisso, a proposta deste artigo é lançar luz sobre o equilíbrio das contas, tendo em vista a realidade peculiar de um modelo de negócios extremamente dinâmico. Interessado? Então, prossiga na leitura para ficar por dentro!

 

Sem controle, as dívidas contraídas nas fases de ideação e operação eram pagas por último, principalmente porque a perspectiva por altos lucros era alta. Qual não foi a surpresa, então, quando os gestores descobriram que muitas daquelas contas permaneceram em aberto, gerando juros sobre juros! E agora?

Esse é um breve exemplo do que o controle de contas a pagar e receber pode significar no contexto de um startup. No caso, tratamos de uma empresa fictícia em estágio inicial, mas o risco corrido pela Kamikaze poderia, perfeitamente, se passar com uma empresa já consolidada.

 

Se você se lembrou do fluxo de caixa enquanto lia o tópico anterior, está no caminho certo para entender e aplicar o controle de contas a pagar e receber. A diferença entre esses conceitos, na verdade, está na abrangência de cada um. Pelo fluxo de caixa se faz o controle de contas, portanto, trata-se de um instrumento de controle um pouco mais amplo. Por outro lado, sem um controle de contas que funcione, a sua startup não será capaz de estruturar esse fluxo de caixa. Percebe a relação entre as ferramentas?

 

Além de servir como parâmetro para o acompanhamento do fluxo de caixa, o manejo das contas também se presta ao controle orçamentário. Basicamente, isso significa que, se a sua empresa fatura o valor X em um mês, no próximo período de 30 dias ela não poderá gastar X+1. Essa informação, contudo, dependerá do regime usado para controlar as entradas e as saídas de recursos. Normalmente, as empresas praticam uma das duas modalidades que veremos a seguir.

 

Startups que realizam seu controle financeiro pelo regime de caixa lançam as entradas e saídas apenas no momento em que elas, de fato, acontecem. Sendo assim, uma venda a prazo só será computada integralmente quando todas as parcelas tiverem sido recebidas. O mesmo vale para as despesas, que só são lançadas quando forem efetivamente pagas.

 

Por sua vez, o regime de competência consiste em registrar o movimento financeiro na data em que ele é gerado ou previsto. Uma venda parcelada, nesse regime, é contabilizada na íntegra, ou seja, até mesmo os valores a receber são imediatamente lançados.

 

Para organizar o seu controle de contas a pagar e receber, é preciso primeiro mensurar a estrutura da startup.

Se ela for do tipo microempresa, com até 5 funcionários, é bem provável que uma planilha já seja o suficiente para registrar as suas contas. Nesse caso, a metodologia a ser usada é parecida com a das partidas dobradas, em que as contas a pagar são lançadas em uma coluna e os recebimentos em outra. Fica mais ou menos assim:

Contas a pagar

Contas pagas

 

Repare que, nesse caso, estamos usando um regime misto — ou seja, lança-se as contas tanto nas datas em que elas são registradas quanto nas que elas são pagas. O mesmo vale para os recebimentos, que podem ser lançados em planilha nos regimes de caixa e de competência.

 

Contudo, se a sua empresa tem mais de 5 funcionários, a solução mais indicada é a implementação de um software de gestão, ou um sistema ERP. Projetados sob demanda, essas ferramentas são fundamentais para a contabilidade em startups que, como tais, têm demandas mais específicas.

 

O controle individual de contas a pagar e receber leva ao controle do fluxo de caixa — sem o qual a sua empresa está fadada ao fracasso, considerando-se os efeitos em longo prazo. Embora essa pareça uma medida limitante, já que gera o trabalho de ter que registrar diariamente os lançamentos, a verdade é que seu efeito é oposto: é o controle das contas que proporcionará liberdade para que sua startup saiba quanto tem disponível para levar seus projetos adiante.