Na contabilidade, o Livro Razão é um registro de escrituração que tem a finalidade de coletar dados cronológicos de todas as transações registradas no Livro Diário e organizá-las por contas individualizadas.
Com o Livro Razão, é possível controlar o movimento de todas as contas contábeis separadamente. Esse controle individual permite apurar saldos e seus resultados (por exemplo, saldo de uma determinada despesa ou da receita de vendas).
Dessa forma, o Livro Razão fornece um histórico detalhado de transações e o saldo atual de cada conta do sistema contábil, durante o período selecionado. No final do exercício, os livros, portanto, servem como fonte autorizada de dados para a criação de relatórios contábeis/financeiros de uma empresa, como o balancete, balanço patrimonial, entre outros.
Livro Razão é obrigatório?
O Livro Razão é indispensável em qualquer empresa, por demonstrar de forma analítica as contas escrituradas no livro diário.
Ele é obrigatório para as empresas cuja tributação do Imposto de Renda tem, como base, o Lucro Real. A autenticação do Livro
Razão é dispensada pela Junta Comercial, pois se trata de uma cópia autêntica daquilo que já foi escriturado no livro diário.
A legislação atual do Imposto de Renda não impõe a obrigatoriedade de encadernação do Livro Razão. Ele apenas deve ser mantido em boa ordem e seguir as normas da legislação comercial e fiscal.
Ainda assim, deve conter o termo de abertura e de encerramento, além da assinatura do representante legal da empresa e do contador responsável.
Para os optantes pelo Simples Nacional, a Resolução n° 140/2018, do Comitê Gestor do Simples Nacional, definiu que as empresas que fizerem a apresentação do Livro Diário e Livro Razão estão dispensadas do registro do Livro Caixa.
Livro Razão: digital ou impresso
No passado, o Livro Razão existia apenas em formato de livro impresso, no qual se atribuía uma conta para cada página. Dessa forma, existia uma página para "caixa", outra para "estoque", outra para "fornecedores", etc.
Com o passar do tempo, as folhas se tornaram avulsas, muitas vezes sendo substituídas por “fichas razão”. Hoje o Livro Razão pode ser feito de forma digital, por meio de sistemas de gestão contábil.
Historicamente, quando os livros contábeis eram encadernados e as entradas eram manuscritas, os dados eram lançados periodicamente. Isso significava que os saldos das contas eram conhecidos apenas pelo lançamento mais recente.
Sistemas baseados em software, no entanto, atualizam as contas contábeis com frequência ou até mesmo continuamente. Assim, os saldos de contas são mantidos sempre atualizados.
Desde 2007, o Livro Razão pode ser enviado por meio do SPED Fiscal. Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014, estão obrigadas as empresas no regime tributário do Lucro Real a adotar a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a substituição dos livros físicos contábeis.
O que deve conter no Livro Razão
Para que o Livro Razão seja escriturado de forma correta e organizada, ele deve conter determinados elementos contábeis. A lista completa de contas que aparecem no livro diário da organização e nas entradas do Razão é chamada de "plano de contas".
Em grandes empresas, o plano de contas pode incluir centenas de contas diferentes. Nesses casos, pode ser útil usar não apenas um Livro Razão geral, mas também adotar um conjunto de livros auxiliares. Os lançamentos demonstrados no Livro Razão precisam consolidar os seguintes dados:
Nome e código da conta
Data de lançamento: dia, mês e ano do evento que modificou o valor do componente patrimonial da empresa
- Histórico do lançamento: escrituração da descrição completa da movimentação ocorrida
- Contrapartida: conta contábil que complementa o lançamento
- Débito e Crédito: registro do valor que foi acrescido ou diminuído do saldo de determinada conta contábil
- Saldo: diferença entre o total de débitos e o total de créditos de uma conta contábil
- D/C: indicação da natureza do saldo escriturado, sendo o “D”, o devedor e “C”, o credor.
Como fazer o Livro Razão
O ato de transferir as transações do diário para as respectivas contas do Livro Razão é chamado de lançamento.
Cada transação financeira tem um documento de origem, como uma fatura ou um cheque , bem como um lançamento contábil.
Dependendo do tamanho e da complexidade do seu negócio, o livro pode conter centenas de contas, incluindo ativos circulantes, ativos permanentes, passivos circulantes, passivos de longo prazo, contas de patrimônio líquido, receitas, contas de despesas, de resultados do exercício, etc.